En SpainBOX nuestro trabajo consiste en proporcionar a todos nuestros clientes una gestión personalizada de forma rapida y efectiva, con un mínimo de incidencias una vez la mercancía abandona sus instalaciones. Desde el momento que nuestro cliente nos indica que desea realizar envio de paquetes y nos indica que debe ser entregado en un destino con urgencia, comienza una serie de gestiones que no terminan hasta el momento que el paquete llega a su destino.
El proceso de envio de paquetes comienza en el momento que el cliente nos informa que tiene un paquete listo para enviar. En caso que el paquete salga directamente desde las instalaciones del cliente, consultamos el estado del embalaje, le asesoramos como debe ir embalado. Si es mercancía delicada le indicamos las directrices que debe seguir para embalar el paquete de una manera que su contenido no sufra rotura. Hay tres puntos que debemos tener en cuenta en el envio de paquetes cuando embalamos un objeto, principalmente lo tenemos que proteger, aislar y colocar en una estructura rígida. Protegemos la mercancía usando material como plástico burbuja, lo aislamos con otro tipo de material para que entre la caja (la estructura) y el producto no haya contacto y lo colocamos dentro de una caja o estructura para que pueda ser enviado. Si la mercancía esta embalada correctamente, procedemos al siguiente paso, enviamos a nuestro cliente la etiqueta de envió que deberá imprimir y colocar en el exterior del paquete para realizar correctamente el envio de paquetes. Todas las etiquetas generadas llevan un código de barras que nos facilitan saber los movimientos de ese paquete. El código de barra contiene la información proporcionada por el cliente, dirección del remitente, dirección del destinatario, peso del paquete, pais destino. Gestionamos la recogida del paquete para que pueda empezar su viaje.
En el envio de paquetes, en la mayoría de los casos, coordinamos con los conductores la retirada del paquete para que nos lo entregue en nuestras instalaciones. Es importante gestionar la recogida lo antes posible para que el conductor pueda coordinar su ruta y poder retirar la mercancía a tiempo. Nuestro trabajo consiste en asegurarnos que el conductor retire el paquete en un tiempo prudente ya que debemos tomar en cuenta que este envió debe estar en su destino en una fecha específica y es nuestro trabajo asegurarnos que se cumpla tal como se lo hemos informado a nuestro cliente. Una vez el conductor nos confirma que tiene el paquete en su poder, ponemos en marcha el siguiente paso, generamos la etiqueta de envió con los datos proporcionados por el cliente con el destino del paquete. De esta forma, cuando tengamos el paquete en nuestro poder, revisamos su embalaje, colocamos la etiqueta de envió y entregamos el paquete al conductor de la empresa que transportara el paquete hasta su destino. Por ejemplo, se suele realizar envio de paquetes con UPS, FEDEX , DHL o TNT Express. Este proceso se debe hacer antes de un horario puntal ya que toda la mercancía debe ser recogida desde nuestras instalaciones en un horario específico para que este pueda llevarse a un punto de salida y desde ahí pueda salir por avión a su destino final.
Una vez el paquete es recogido por el conducto sabemos que empieza su viaje a tiempo. Desde que el conductor lee el código de barrada asignado al paquete, podemos ver en tiempo real el estado del envió. Desde un principio seguimos la gestion personalizada de ese paquete aun despues que se haya recogido por la empresa de transporte. En el envio de paquetes , el sistema automatizado de UPS, TNT, DHL o FEDEX Express nos indica por dónde va el paquete, que gestión se ha realizado e indica hora exacta de cada movimiento. Si en algún momento notamos que ha habido algún tipo de incidencia, nos ponemos en contacto inmediatamente con la central de transporte para averiguar qué tipo de incidencia ha sufrido el paquete. Si es algo que podemos subsanar con nuestra gestión personalizada, se realiza la gestión sin tener que preocupar al cliente. Por ejemplo, falta un dato de la dirección de entrega, si tenemos disponibilidad de esa información la proporcionamos inmediatamente. Si la incidencia no puede ser solucionada sin la atención de nuestro cliente, por ejemplo, falta algún dato en la factura comercial o pro-forma necesario para que pueda transitar el paquete, la solicitamos al cliente inmediatamente.
Lo importante es siempre estar al tanto del movimiento del paquete ya que si gestionamos la incidencia que pueda surgir con rapidez, el paquete puede seguir transitando sin necesidad de entorpecer el plazo de entrega. Si no se detectan incidencias, el paquete sigue su curso y transita con normalidad. Aunque sepamos que ha salido y todo parece normal, nuestro trabajo consiste en proporcionar una gestion personalizada del paquete en toda hora. Nunca dejamos de observar y revisar los movimientos del paquete, observamos los puntos donde va pasando el paquete, fechas y horarios.
Una vez el paquete llega a su destino y observamos que empieza el proceso de importación, estamos al tanto por si surge algún problema o si hace falta algún tipo de documentación que pueda necesitar aduana en destino. Normalmente en el envio de paquetes, donde más tiempo se puede perder es en aduana. Si el paquete transita con la documentación correcta, el proceso de importación en destino suele ser rápido. Aun así, puede surgir que la documentación este correcta pero por alguna razón aduana en destino detiene el paquete para revisar la documentación, inspeccionar el contenido del paquete, solicitar copia de la documentación al importador, contactar con el bróker que gestionara la importación, contactar con el importador etc. En estos casos, estamos pendiente aun mas del paquete porque si tardamos en proporcionar la información solicitada eso resultara en la entrega tardía del paquete, eso quiere decir que es un problema para nuestro cliente ya que normalmente necesita la mercancía sea entregada en destino en una fecha específica. Una vez proporcionado a aduana en destino todo lo solicitado seguimos controlando que el paquete siga su tránsito. Una vez la mercancía pasa el proceso de importación y despacho, el siguiente paso es la entrega.
En la mayoría de los casos, el paquete una vez liberado, se le es entregado al conductor para que pueda ser entregado al cliente. Si se han generado algún tipo de cargo, por ejemplo, impuestos, aranceles, cargos de aduana, el conductor llevara consigo una factura emitida por aduana indicado la cantidad a pagar. En caso que no haya generado ningún cargo, la entrega se realiza tal cual.
En el envio de paquetes nunca dejamos de controlando el movimiento del paquete hasta ver que la mercancía se ha entregado. Podemos ver en la web de los transportistas: fecha de entrega, hora exacta de la entrega, nombre de la persona quien ha aceptado el paquete y copia de la firma de la persona. Inmediatamente, avisamos a nuestro cliente que la mercancía se ha entregado.
Cada envio de paquetes es importante, no importando si es un envió exprés o estándar de alto o bajo valor, en todo momento ofrecemos a nuestros clientes una gestion personalizada para que su paquete llegue a su destino sin ningun tipo de incidencias.
