Como preparar un Prior Notice y solicitar autorizacion para importar productos de alimentacion en los Estados Unidos ante la FDA (Food and Drugs Administration)

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fda-prior-noticeEste post va dirigido a aquellas empresas o particulares que quieran realizar un envío de una mercancía, en concreto de alimentación, a Estados Unidos. Estados Unidos exige a todas aquellas mercancías de tipo alimentario que quieran cruzar su aduana este documento, ya que se trata de un aviso a la Food and Drug Administration (Administración de Alimentos y Medicamentos) de que esta mercancía va a entrar en su territorio y les sirve para mantener un estricto control de todos los alimentos o medicamentos que son importados en EEUU. Cuando se quiere enviar un producto alimentario, sea del tipo que sea, a Estados Unidos, el Prior Notice es un  documento obligatorio e imprescindible que acompañe el envío, si no, no pasará la aduana. Ante la dificultad y el tedio de rellenar el formulario de la FDA, muchos clientes nos han solicitado este post para clarificar los trámites a realizar en los envíos a Estados Unidos.

¿Eres fabricante o comercializador de un producto de alimentacion y es la primera vez que vas a exportar tus productos a Estados Unidos ? En caso afirmativo, deberías consultarnos antes, ya que este artículo va dirigido a registrarse como gestor en la FDA y no como fabricante. El proceso es diferente, además de mucho más largo y laborioso. Si vas a vender productos de un fabricante ajeno a tu empresa, que además ya tiene número de registro en la FDA y ya te lo ha facilitado, sigue leyendo.

Este post te será útil en el caso de que tu empresa venda en Estados Unidos mercancías de tipo alimenticio (aceite, vino, conservas, especias, etc). Este caso es una importación por parte de la empresa estadounidense de tu producto y como tal, hay que avisar al gobierno de los EEUU de que dicha mercancía va a pasar por su aduana. También puede darse el caso de que un particular compre a tu empresa el producto e igualmente es necesario rellenar la FDA.

La Prior Notice con sus respectivos Web Entries es el documento que se rellena en la página de la FDA para este aviso al gobierno. En todo caso advertimos que el que se cumplimente correctamente la FDA y se realicen todos los pasos que aquí explicaremos no es sinónimo de que el envío vaya a cruzar la aduana, ya que la FDA se reserva el derecho de rechazar los productos y envíos que estime convenientes. No obstante, lo que si está claro es que si este documento y otra documentación obligatoria que explicaremos más tarde no acompaña al envío, este con toda certeza no cruzará la aduana de EEUU.

¿QUÉ ES UNA WEB ENTRY Y UNA PRIOR NOTICE?

La documentacion requerida para aportar a la FDA tiene dos partes: La cumplimentación de una Web Entry y la cumplimentación de la/las Prior Notices.

  • La Web Entry es el apartado donde informaremos a la FDA de los datos de:
    • El importador: Es la persona o empresa que va a recibir la mercancía en EEUU.
    • El fabricante: La empresa que fabrica el producto que vas a vender. Esta empresa debe tener un número de FDA asignado, y debes conocerlo para vender sus productos. Si tú mismo eres el fabricante, como explicamos al principio, el proceso para registrarse es diferente y deberías consultarnos para que te asistamos.
    • El gestor: Esta es la persona o empresa que va a cumplimentar el formulario de la FDA. Puede coincidir con el fabricante (en el caso de que tu empresas fabrique el producto, en este caso, repetimos que este proceso de registro no es válido para ti ya que el fabricante se registra de forma distinta), con el importador en el caso de que te encuentres en EEUU, hayas realizado la compra de la mercancía y te encargues de rellenar la FDA para enviársela al proveedor para que este la adjunte al envío, o no coincidir con ninguno de los dos, en el caso de que tu empresa se dedique a comprar mercancía para luego volverla a vender. Este Post y este proceso de registro que estamos explicando sólo es válido para el caso de que tú seas el importador o sólo quieras vender productos de otro fabricante, el cual ya tiene número de registro en la FDA y te lo ha facilitado. Spainbox esta registrado como gestor y puede tramitar tus importaciones en EEUU.

Vamos a ilustrarlo con un ejemplo:

Supongamos que fabricas aceite de oliva marca ”OLIVEOIL” y quieres realizar un envío a EEUU, por tanto necesitas rellenar la FDA. Te tendrías que registrar para poder hacer los trámites, pero al ser el fabricante, el proceso de registro es diferente al explicado aquí.

Si tu empresa está en EEUU y has comprado al fabricante en España aceite ”OLIVEOIL” y este te pide que le rellenes la FDA, necesitas ser gestor para hacerlo, por lo que esta explicación si te sirve, pero sólo en el caso de que el fabricante del ”OLIVEOIL” ya se inscribiese en la FDA y tenga un número de registro que te facilite previamente (necesitarás introducirlo).

Por último, si tu empresa es española y se dedica a comprar ”OLIVEOIL” al fabricante para venderlo a EEUU y el fabricante tiene número de registro en la FDA y te lo ha facilitado, necesitas ser gestor para rellenar la FDA y este post también te será de ayuda.

En conclusión, si el fabricante eres tú, necesitarás seguir otro proceso diferente al que te explicamos aquí, mucho más largo y laborioso, por lo que deberías contactarnos para que te indiquemos cómo proceder. Si tú sólo eres el gestor o el importador, puedes seguir sin problemas el proceso que aquí te indicamos.

  • La Prior Notice es el apartado donde informaremos a la FDA de múltiples aspectos de la mercancía que vamos a enviar, a saber, en qué consiste la mercancía, como va envasada, como va empaquetada, que restricciones al comercio tiene, en qué formato se envía, qué cantidad se envía, etc.

Una vez explicada esta información, vamos a comenzar a rellenar una FDA.

PASO 1: CÓMO REGISTRARSE EN LA FDA (Food and Drugs Administration) de EEUU COMO GESTOR

Como hemos comentado con anterioridad, tanto el fabricante como el gestor deben estar dados de alta en la FDA. Si el fabricante es una empresa ajena a nosotros, debe registrarse ella misma y luego comunicarnos el número que le facilite la FDA. Si el fabricante no tiene número de FDA, NO se podrá realizar el envío a EEUU ya que no se podrá cumplimentar el formulario. Supongamos que la empresa fabricante de tu producto ya tiene un número de FDA y que lo conoces. Recientemente, la FDA ha subido una guía en español sobre como registrarse en su web, te dejamos el enlace aquí:

http://www.fda.gov/Food/GuidanceRegulation/FoodFacilityRegistration/ucm114184.htm

Como puedes ver, el proceso es muy sencillo: No tienes más que acceder a Login – Create a New Account y asegurarte de solicitar acceso a la Prior Notice System Interface. Una vez hecho esto, introduce nombre, dirección y teléfono de la persona de tu empresa que se va a encargar de realizar las FDAs y acepte el Título 18. Repasa la información y modifica si es necesario. Por último, acepta y el sistema te proporcionará el número de FDA, el cual será necesario para acceder a la página de la FDA junto con el usuario y contraseña elegidos.

PASO 2: CÓMO RELLENAR LA WEB ENTRY

La página web de la FDA es esta: https://www.access.fda.gov/

Pulsamos en Log-In y esta es la página a donde nos deriva:

Introducimos el Account ID y la Password que hemos elegido en el proceso de registro y seleccionamos ”I understand”.

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En esta página debemos seleccionar ”Prior Notice System Interface”

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Aquí pinchamos en ”Create New Web Entry”, ya que siempre se comienza por aquí. No se puede hacer primero crear la Prior Notice y después el Web Entry, debe seguirse este orden.

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En esta página seleccionamos el tipo de ”Web Entry” que vamos a realizar. En este tutorial vamos a tomar de ejemplo, el envío de dos botellas de aceite de otro fabricante distinto a nosotros a una empresa de Estados Unidos mediante un Courier aéreo*. Por ello, seleccionamos ”Consumption, Express Courier”.

* ¿Por qué un Courier aéreo? La misma FDA recomienda que en los productos de tipo alimentario se envíen mediante Courier aéreo para preservar la calidad y el buen estado de la mercancía. La FDA parte de la base de que los productos alimentarios suelen ser perecederos y, por tanto, este sistema es el más rápido y el que mejor preserva la calidad de la mercancía. Sin embargo, si el producto lo permite, se puede escoger el método de transporte que uno desee, siempre y cuando se encuentre dentro de las opciones que permite elegir la FDA en su desplegable.

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Se nos abre esta nueva página. Aquí debemos seleccionar la casilla de ”Not Know”.

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En este ejemplo, el transportista que vamos a utilizar va a ser FedEx*. Nosotros ya sabemos el puerto de entrada de FedEx en Estados Unidos, que es Tennesse, por lo que lo seleccionamos en el desplegable en ”State”. Pulsamos en ”Find Port Code”.

*Nosotros solemos trabajar con FedEx o con UPS ya que al ser empresas de transporte norteamericanas suelen dar un mejor servicio y un mejor precio en los envíos a EEUU. Sin embargo, se puede utilizar la empresa de transporte que uno desee siempre y cuando la FDA lo permita. El puerto de entrada de UPS es Louiseville.

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Seleccionamos el puerto de Memphis, que es el utilizado por FedEx.*

*El puerto de UPS es Kentucky.

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y ya se nos rellena en la página anterior el ”OR Port Code”.

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En ”Are you the submitter for this Web Entry?” Seleccionamos ”Yes”. Como nuestra empresa es de España, cambiamos en el desplegable el país a ”Spain” y pulsamos en ”Enter Submitter”. En el formulario que nos aparecerá, introducimos los datos de nuestra empresa y pulsamos ”Save”. En el campo ”Are the importer the same as the submitter?” Seleccionamos ”No” ya que nosotros estamos realizando la FDA para exportar a otra empresa, no somos quienes realizamos la importación. A continuación introducimos los datos del importador en EEUU.

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Como resultado nos quedará esto:

Submitter somos nosotros, (atención, datos ficticios) ”Exporting Olive Oil S.L”. También aparece un nombre de contacto así como teléfono, fax y correo electrónico.

Importer es la empresa de EEUU a quién enviamos el aceite, en este caso ”Importing Olive Oil Ltd”.

Como el aceite va por servicio Courier aéreo, lo seleccionamos en el último desplegable ”Mode of Transportation”.

Pulsamos ”Enter Carrier”

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Aquí sabemos que el ”IATA Code” de FedEx es ”FX” y el ”Carrier Name” es ”Federal Express”. También deberemos introducir el número de seguimiento del envío en ”Airway Bill or Tracking Number”. Pulsamos ”Save”.

Nos aparecerá esta pantalla para revisar los datos y asegurarnos de que todo está correcto. Aceptamos y vamos a la creación de una ”Prior Notice”.

PASO 3: CÓMO RELLENAR UNA PRIOR NOTICE

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Nos aparecerá esta ventana al continuar desde la anterior.

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En ”Country from which the Article is Shipped” seleccionamos ”Spain”. En ”Product information” pulsamos ”Search” para proceder a buscar el artículo que vamos a enviar, aceite de oliva virgen extra.

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Aquí efectuamos una búsqueda del producto y seleccionamos cómo va envasado y el proceso aplicado para ponerlo a la venta.

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Introducimos unidad base de medida, en este caso el formato es 500 ml por botella. Abajo, ponemos cuánta cantidad, en este caso 2 botellas, y seleccionamos qué tipo de botellas son. Pulsamos ”Calculate”. Guardamos y avanzamos a la siguiente página.

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En esta página introducimos el país del ”Manufacturer” y el ”Manufacturer” que es quien fabricó el aceite que vamos a enviar. Pulsamos ”Enter Manufacturer”.

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Introducimos los datos del fabricante del aceite de oliva, en este caso, ”Olive Oil S.A.”.

En ”Shipper” introducimos España ya que lo enviamos nosotros y pinchamos en ”Enter Shipper”.

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Como nosotros somos el ”Submitter” y el ”Shipper” de la mercancía, en el desplegable ”Shipper same Facility as:” seleccionamos ”Submitter”.

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En ”Owner” seleccionamos quién es el dueño del aceite que vamos a enviar, en este caso, es el mismo que el ”Manufacturer”.

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Por último, debemos introducir quién es el consignatario último, en este caso el importador.

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Con estos datos, ya tenemos terminada nuestra FDA. Pulsamos en ”Submit Prior Notice”, revisamos los datos y si están correctos, pulsamos ”YES”.

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Nos aparecerá esta ventana en la que nos pregunta que si ya queremos finalizar la Web Entry. Si ya hemos rellenado todos los datos y no vamos a incluir ningún producto más en el envío, podemos pulsar ”YES”. Arriba nos aparece el número de Prior Notice ”PN”, que es bastante conveniente conservar para futuras referencias.

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Por último, deberemos imprimir 3 copias del sumario para incluirlo en el envío de la mercancía. Hacemos click en ”PRINT SUMMARY”.

PASO 4: DOCUMENTACIÓN QUE DEBE IR EN NUESTRO ENVÍO

La documentación a incluir en el envío sería tres copias de la factura de la venta de la mercancía (puede ser factura comercial o factura proforma). Si no sabes como hacer esta factura o tienes dudas, consulta este enlace en nuestra web:

http://spainbox.com/como-hacer-facturas-comerciales-y-proforma-para-importar-o-exportar/

En la factura es muy conveniente introducir el número de sumario de nuestra FDA, para evitar problemas posteriores con la aduana, como por ejemplo que nos comuniquen que no la han recibido. Una vez hecha nuestra factura, grapamos cada una de las copias a cada una de las copias del sumario que hemos realizado. De esta manera, tendremos tres lotes de documentación iguales, cada uno con una factura y un sumario.

Esta información debe adjuntarse en la bolsa que contiene la etiqueta en el envío (pegada a la caja/cajas), y esta bolsa es preferible que se pueda abrir mediante cierre de seguridad, ya que en las aduanas se irán quedando con las copias de esta documentación.

Si tenéis alguna duda o algún aspecto que nos haya quedado poco claro en nuestra explicación, teneis alguna experiencia que compartir, o deseáis preguntarnos acerca de vuestro caso en concreto, podeis comentarlo en este articulo.

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Impuestos y aranceles para importar en España desde el exterior de la Union Europea

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impuestos y aranceles para importarSe deben pagar Impuestos y aranceles para importar mercancías en España desde fuera de la Union Europea, ya sea un particular o una entidad comercial. Los impuestos y aranceles de importacion a pagar se calculan sobre el valor de las mercancías importadas, más el costo de la importación de estos ( transporte y seguro ). Este articulo es la continuacion de otro articulo donde ya comentabamos un ejemplo sobre los gastos de importacion de aduanas, en este articulo vamos a entrar un poco mas en detalle sobre cada gasto que tendriamos que considerar y asi saber de antemano cual seria el coste total de comprar mercancias en el exterior. Continue reading

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Gastos de importación de productos fuera de la UE, despacho de aduanas, IVA y aranceles – Compras online

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gastos de importacion en aduana

Cada vez mas es más común que las personas que antes temían a realizar compras “online” se lancen y prueben a comprar productos que no pueden adquirir en España.

Antiguamente se desconfiaba mucho el comprar en sitios webs, pero con los cambios en métodos pagos, comercios seguros y la fácil accesibilidad de estas web, muchos nos estamos acostumbrando a comprar online ya que es cómodo y rápido. Lo que muchos no saben es que en alguno casos, algo tan fácil se nos puede complicar una vez nuestra compra llegue a España. Continue reading

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Factura Pro-forma y Factura Comercial – Documentos para exportar fuera de la CEE

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factura pro-forma exportacion importacionHay dos tipos de facturas que normalmente se usan cuando se envía o exporta una mercancía fuera de la CEE: Factura comercial y factura pro-forma.

La factura comercial es un documento que emite un proveedor o vendedor donde indica:  datos del proveedor/vendedor, numero de CIF de empresa,  numero de factura, fecha, descripción del artículo , precio del artículo,  cualquier otro valor por servicio añadido , métodos de pago acordados, datos del destinatario (ya sea empresa o particular), total de la factura.  Cuando se envía una mercancía acompañada con una factura comercial, aduana en el país destino donde va la mercancía calculara aranceles e impuestos en base al total indicado en la factura.  La factura comercial es un documento final y una vez la mercancía empieza a transitar con la factura comercial adjuntada, no se puede modificar.

En la factura comercial se debe indicar obligatoriamente los siguientes datos: Continue reading

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Documentos necesarios para exportar mercancias fuera de España

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documentos necesarios para exportarPara poder facilitar la salida de mercancia del territorio Español,  hay que cumplir un minimo de requisitos para exportar. Dependiendo el tipo de mercancia , es posible que aduana solicite licencia de exportacion. Normalmente, los documentos  necesarios para exportar suele  ser factura pro-forma con valor estadistico, en caso de muestras,  o valor comercial si es una venta.

Si el envio contiene muestras sin valor comercial de bajo valor,  aduana no emitira ningun tipo de documento aduanero.  En caso el envio contenga mercancia con valor comercial, aduana emitira Documento Unico Aduanero (DUA). Este documento tambien sera necesario para solicitar deduccion del IVA. Para ello, sera necesario que la factura comercial indique claramente la descripcion de cada objeto que contiene el paquete, valor de cada objeto e indicar total en Euro. Continue reading

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Herramientas Internacionales UPS TradeAbility

UPS tradeability

UPS tradeability

Usar las Herramientas Internacionales para gestionar el comercio fuera de europa
Conforme aumentan los requisitos de sus envíos internacionales, su empresa precisa una fuente de confianza y conocimiento que le ayude a gestionar el movimiento de mercancías a través de las fronteras internacionales, con precisión, eficiencia y conforme a la normativa. Códigos arancelarios armonizados, cálculo de coste en destino estimado o información actualizada sobre conformidad con la normativa: todo ello está disponible ya usando un conjunto de servicios basados en información que se ofrecen mediante UPS TradeAbilityTM.
Servicios UPS TradeAbility:
  • Harmonizer: Localice con rapidez y precisión los códigos arancelarios armonizados de sus productos.
  • Landed Cost: Calcule el coste en destino estimado de sus envíos internacionales, incluyendo los derechos, tasas, impuestos y costes de transporte que sean de aplicación.
  • Denied Party Screener: Utilice una sola fuente para buscar socios comerciales con restricciones o países embargados.
  • Import Compliance: Compruebe la conformidad de sus envíos de importación con respecto a regulaciones, procedimientos, aranceles, leyes y resoluciones administrativas comerciales propios de cada país.
  • Export License Detector: Identifique de manera proactiva los requisitos y excepciones del gobierno estadounidense para las licencias de exportación.
  • Forms: Rellene los formularios on-line o navegue por una biblioteca de documentos PDF que le ayudarán tanto con envíos de importación como de exportación.

En SpainBOX podemos darle acceso a los servicios de UPS TradeAbility o consultar toda la informacion que necesite referente a los productos que desea exportar. Llamenos ahora y le proporcionaremos la informacion que necesite.

 

coste envío ups nacional 500 gramos

A partir del 1 de enero de 2011 se aplicará una nueva normativa a los envíos aéreos de exportación en toda Europa

1)  Es obligatorio declarar el DNI si el remitente es un particular
Las empresas deben declarar el EORI (Número de registro e identificación de operadores económicos) o NIF.

2)  La descripcción de la mercancía debe ser específica y no genérica
Para evitar que su envío no sea retenido en las aduanas es imprescindible que facilite el DNI si el remitente es un particular, así como una descripción detallada del contenido del envío.
Ej. Camisas, abrigo, etc. en lugar de “efectos personales” o “ropa”.

3)  Para evitar demoras nuestro centro Spainbox adelantara la documentacion al departamento de aduanas del courier correspondiente en los casos que crea necesario.

Esta nueva normativa aplica a los envíos de paquetes sea cual sea su valor con destino a países no pertenecientes a la Unión Europea. Esto no se aplica a envíos de documentos.

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Porque la importacion de muestras desde China o fuera de la CEE a España cuesta ahora mucho mas que antes?

Uno de los motivos es porque desde el 3 de Marzo de 2010 el impuesto de bajo valor sobre importaciones a España cambia de 150 euros a 22 euros. Esto significa que por encima de 22 euros y hasta 150 euros los envíos estarán sujetos al pago de IVA y a partir de 150 euros deberan pagar impuestos e IVA.

La siguiente tabla resume los cambios:

 

Importaciones de Bajo Valor Aplicación
Entre 0 EUR y hasta 22 EUR Exento de impuestos en IVA
Más de 22 EUR y hasta 150 EUR Debe pagar IVA pero no impuestos
Más de 150 EUR Debe pagar impuestos e IVA

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Nueva normativa para el despacho de los envíos de import export en China

China Normativa aduanasA partir del 1 de enero de 2011 entra en vigor una nueva normativa que implica nuevos requisitos para el despacho de los envíos de import-export .

Código de registro (CR) en la Aduana obligatorio para importadores y exportadores:
Todas las empresas importadoras y exportadoras en China tienen que registrarse en la aduana para conseguir su código de importador o exportador o contratar a un agente que ya lo posea y lo represente. Este código CR debe incluirse en la documentación aduanera de todos los envíos, excepto los de documentos y envíos personales.

Códigos armonizados de Aduanas (HS Codes)
Todos los envíos de importación o exportación deben estar identificados con el código HS en la declaración de aduanas del envío y en el albaran de envio. Este código junto con una descripción de la mercancía correcta y detallada permitirá agilizar el despacho de aduanas. Continue reading

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